Ички ишлар идораларининг мансабдор шахслари хатларини кўриб чиқиш чоғида уларинг мазмунини диққат билан ўрганиб чиқишлари лозим, хатларни хар тарафлама муфассал ва холисона кўриб чиқиш учун қўшимча ахборотлар, маълумотлар ва материалларга зарурат пайдо бўлса, уларни тўплаш, ходимларни хатда баён этилган ҳолатни текшириш учун жойларга юборишлари, шикоятни келтириб чиқарган сабабларини, шароитларни аниқлаш ва бартараф этиш учун бошқа чоралар кўришлари шарт.